辦公必備：怎樣對安全保護Word文檔？

這里所說的“保護”有兩層含義。第一、確保自己文檔中的信息不被其他未授權(quán)用戶看到；第二、避免宏病毒、誤操作及其他各種原因使文檔文件受損，**文檔的完整性。

一、隱藏文檔紀(jì)錄

當(dāng)我們打開word時，首先會看到什么？對了，只要用鼠標(biāo)點擊“文件”菜單，默認(rèn)情況下會列出近使用過的4個文件。這樣，我們打開過的文件會完全暴露在外，無需查找也能輕易被別人發(fā)現(xiàn)。

出于保密需要，我們往往不希望別人看到自己近編輯過的文件，要達(dá)到這樣的目的，只要在“工具”→“選項”→“常規(guī)”選項卡中不選中“列出近所用文件”即可。

這樣做就沒人能發(fā)現(xiàn)近被使用過的文件了？答案當(dāng)然是否定的。在一般情況下，Windows的“開始”菜單中“文檔”子菜單會列出用戶近使用過的所有文件，對敏感內(nèi)容應(yīng)及時予以清除。我們可以通過點擊“開設(shè)”→“設(shè)置”→“任務(wù)欄和開始菜單”→“高級”選項卡中的“清除”按鈕（這是Windows 2000下的方法，Windows 98下的操作類似）?？墒?，頻繁的清除也太麻煩，再說，有時候忘記清除怎么辦，有沒有一勞永逸的辦法呢？我們可以通過修改注冊表來實現(xiàn)。

在HKEY_CURRENT_USERSoftwareMicrosoftWindowsCurrentVersionPoliciesExplorer分支下新建一個名為“NoRecentDocsHistory”的Dword值，將其鍵值設(shè)置為1，可使“文檔"菜單中的內(nèi)容不再改變?；蛘咴谏鲜龇种滦陆ㄒ粋€名為“NoRecentDocsMenu”的二進制值，并將其鍵值設(shè)置為“01 00 00 00”，重新啟動后“文檔”菜單將從“開始”菜單中消失。

二、躲開他人視線

現(xiàn)在我們可以開始安心編輯文件了。不好，突然有人走了過來——有時我們不希望別人看到自己正在編輯的文檔。如果直接關(guān)掉word等會還要重新打開編輯的文檔，對已經(jīng)設(shè)置了“不顯示近使用文件”的用戶來說，要是目錄很深，那可慘了……其實有一種簡單的辦法：首先用“Ctrl＋A”選中全文，再用工具欄中的“字體顏色”按鈕將字體設(shè)置為白色。如果嫌步驟太多，可以自己錄制一條宏命令：選擇“工具”→“宏”菜單中的“錄制新宏”命令，在彈出的對話框中輸入宏名（隨你自己定，比如“隱藏”)，按下將宏指定到鍵盤的按鈕，在彈出的對話框中指定執(zhí)行這個宏所使用的快捷鍵組合(我們可以任意選擇，但不要和已有的快捷鍵組合沖突)。等別人走開以后，我們再按下Ctrl＋Z組合鍵即可(其實，這是利用“撤銷”命令的原理實現(xiàn)的)。

三、給文檔設(shè)置密碼

漫長的文字錄入工作終于完成了，如果不希望那些未經(jīng)授權(quán)的用戶使用你的保存文件，就應(yīng)該給它設(shè)置密碼。打開“文件”→“另存為”→點擊“工具”按鈕中的“常規(guī)選項”，在密碼欄中輸入密碼，確認(rèn)輸入后即可。這里要說明的是，word提供了兩種類型的密碼用于文件保護：

“打開權(quán)限密碼” ——限制未經(jīng)授權(quán)的用戶打開文檔；

“修改權(quán)限密碼”——限制未經(jīng)授權(quán)的用戶對文檔作修改，沒有修改權(quán)限密碼的用戶只能以只讀方式打開文檔。這兩種密碼是相互獨立的，可以根據(jù)自己的需要分別設(shè)定。密碼的大長度為15個字符，并區(qū)分字母大小寫。另外，選中 “建議以只讀方式打開文檔”選項，這樣文檔被打開前會出現(xiàn)建議用戶以只讀方式打開的提示，如果我們選擇“否”不接受建議，文檔仍以常規(guī)方式打開。需要提醒大家，別以為加了密碼就萬事OK了，對許多破解office文檔密碼的軟件來說，長度太短或較有規(guī)律的office文檔密碼可以說不堪一擊。所以，真正需要加密的重要文檔，我們還需多加留心，盡量使用數(shù)字、字母大小寫混合加密。

四、加密后的小措施

即使文檔已經(jīng)進行過加密保護，我只要動動鼠標(biāo)，仍然可以了解你的文檔的一些內(nèi)容。用鼠標(biāo)右擊文檔，在彈出菜單中選擇“屬性”，可在“摘要”選項卡的標(biāo)題項中看到文檔的部分正文內(nèi)容。這是為什么呢？

原來很多人習(xí)慣在編輯一個新文檔的時候先直接輸入正文，然后再給文檔起標(biāo)題。這樣一來，word就會自動將正文的前幾十個字作為文檔摘要信息保存下來。所以為了使自己的隱私得到更好的保護，我們要養(yǎng)成首先輸入文章標(biāo)題或是及時手工更改標(biāo)題的習(xí)慣。如果你不想讓別人知道你的一些用戶信息，還應(yīng)在“工具”→“選項”→“用戶信息”選項卡里做一些修改工作(包括“用戶姓名”、“姓名縮寫”、“通訊地址”等)。

五、方便安全的審閱

經(jīng)過上述方法處理文檔，可以說基本是安全的。但是，我們完成一篇文檔后，可能還需要交給他人審閱，使用“工具”→“保護文檔”命令可對原文檔進行保護。這樣，他人在文檔原稿上所做的修改都以用修訂標(biāo)記或批注標(biāo)記的形式記錄下來。另一種方法是使用“版本”功能：選中“文件”→“另存為”→點擊“工具”按鈕中的“保存版本”，以后再選擇“文件”菜單中的“版本”命令，就能在彈出的對話框中選擇所需的舊版本進行查看和處理。

六、宏病毒防范

word提供了對宏病毒的警告保護，用戶可以選擇“工具”→“宏”→“安全性”命令，在彈出對話框中設(shè)置各種安全級別。建議設(shè)置為“高”或“中”，使word禁止非可靠來源文檔中宏的運行，或在運行前給出警告提示，讓用戶選擇運行與否。但是某些軟件(比如IBM ViaVoice 2000)可能會強制你將其設(shè)置為“低”。另外，需要提醒大家的是word只能從一定程度上預(yù)防宏病毒而不能殺毒，所以要真正杜絕宏病毒，應(yīng)該使用防病毒軟件。

七、突發(fā)事件下的文檔保護

有時候可能由于突發(fā)事件（比如斷電、死機）導(dǎo)致文檔未能保存，難道就讓所做的一切都付之東流？我們應(yīng)盡量利用word提供的“自動保存”功能，在“工具”→“選項”→“保存”選項卡中設(shè)定“自動保存間隔時間”，不要把這個間隔時間設(shè)置得太短，否則頻繁的保存，一來浪費時間，二來損傷硬盤。設(shè)置好后，再碰到上述情況，word的自動恢復(fù)功能會在下次使用word時自動打開恢復(fù)文件，恢復(fù)文件中包含了后一次自動保存功能對文檔所作的修改。若是word沒有自動打開恢復(fù)文件，我們可手工將其打開。恢復(fù)文件的后綴名為asd，其路徑在“工具”→“選項”→“文件位置”選項卡中查找，對于Windows 9x/Me一般為“WindowsApplication DataMicrosoftword”文件夾，對于Windows 2000一般為“Documents and Settings用戶名Application DataMicrosoftword”文件夾。

word還提供了文檔備份的功能。選中“工具”→“選項”→“保存”選項卡中的“保留備份”選項，在將當(dāng)前的修改內(nèi)容保存到原文檔的同時，word會自動保留一個備份文檔（備份文檔是以wbk為后綴名的）。

好了，說了這么多，可能大家已經(jīng)發(fā)現(xiàn)，原來對于文檔文件的保護工作，并非一定要通過加密軟件才能完成的，word自身已經(jīng)為我們提供了不少功能，只要我們平時注意積累，就會讓自己的文檔越來越安全。