京博文：Word辦公實用技巧三則，助你辦公更快捷更高效

一、使用目錄，讓文章一目了然

有的文本（如說明、總結(jié)、報告、講話等）長達幾十頁，讀者需花較長時間逐頁翻看，才能了解其內(nèi)容，這在時間就是金錢的今天勢必會失去很多讀者，也必將給作者本人帶來損失。那么如何才能讓讀者快捷地了解你要表達的內(nèi)容？辦法很簡單，只需在文本前面將內(nèi)容的綱提取出來。如何提取綱？切莫采取打出來的辦法，Word已經(jīng)為我們提供了快捷途徑，即插入索引和目錄，其過程是：

1、首先對文章中的各級標題進行樣式設(shè)置。如將一、二、……這一級標題設(shè)置樣式為：標題1，將1、2、……這一級標題設(shè)置樣式為：標題2，依次類推。

由于Word中默認的標題1、標題2等樣式的字體、字形、字號等格式設(shè)置可能與作者的要求不一致，可將光標定位于某一標題處，單擊“格式”菜單→“樣式”命令，打開“樣式”文本框，單擊“更改”按鈕進行設(shè)置。

2、對各級標題進行樣式設(shè)置后，將光標定位于欲插入目錄的位置，單擊“插入”菜單→“索引和目錄”命令，打開“索引和目錄”對話框，打開“目錄”選項卡，進行合適的設(shè)置后單擊確定按鈕，即可自動提取出目錄來。

需說明的是，此時提取的目錄內(nèi)容的格式亦為Word的默認格式，可按更改標題樣式的步驟進行更改。對于目錄1格式的更改，只需將光標定位于整個目錄的起始處（圖1），此時在“格式”工具欄的“樣式”下拉列表框中顯示“目錄1”，然后按步驟更改即可；但對于其余目錄，如目錄2，需將其選中后（圖2），在“格式”工具欄的“樣式”下拉列表框中才顯示“目錄2”，此時方可進行更改。

二、使用分節(jié)，實現(xiàn)不同頁面混排

使用Word時常遇到這樣的情況，有的文本包含大的表格，由于頁面限制而分布在幾頁中，打印后表格內(nèi)容分散，不便于閱讀；有的文檔中的表格因較寬，需使用橫向頁面，而致縱橫混排。在這樣的情況下，大家往往采取將表格單獨用一個文檔處理，打印后再裝訂在一起。這個辦法雖然可行，但一般會帶來自動插入頁碼的不連續(xù)性。雖然可采取辦法使頁碼連續(xù)，但比較麻煩。正規(guī)的做法是采取分節(jié)設(shè)置，實現(xiàn)不同頁面混排來解決問題，比較簡單。下面以第1種情況為例說明做法。

1、將光標定位于文檔中表格開始處，單擊“插入”菜單→“分隔符”命令，打開“分隔符”對話框，設(shè)置分節(jié)符類型為“下一頁”后單擊確定按鈕進行分節(jié)。

2、單擊“文件”菜單→“頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對話框，打開“紙型”選項卡，根據(jù)表格大小選擇合適的大頁面，使整個表格位于１個頁面中。單擊確定按鈕后會出現(xiàn)圖所示對話框（圖3），單擊“忽略”按鈕完成設(shè)置。當沒有大頁面時可自定義。

3、單擊“插入”菜單→“頁碼”命令，打開“頁碼”對話框，進行合適的設(shè)置后，單擊“確定”按鈕插入頁碼。

4、通過上述步驟，只完成了設(shè)置，還必須正確打印方能解決問題。正確的打印方法是將表格頁單獨打印，應(yīng)將“打印”對話框中的“頁面范圍”設(shè)置為“當前頁”，“縮放”設(shè)置為“按紙型縮放”并選擇合適的小頁面。