教您如何提高Excel數(shù)據(jù)錄入效率

在工作中經(jīng)常要錄入大批保留三位小數(shù)的數(shù)據(jù)表，數(shù)據(jù)范圍為0.001～100.000，由于大部分數(shù)據(jù)集中0.001～0.010之間，這樣輸入一個數(shù)據(jù)就需要擊鍵5次，錄入速度比較慢。能不能提高輸入速度呢？經(jīng)過研究，筆者發(fā)現(xiàn)通過對數(shù)據(jù)格式進行重新定義可大大提高錄入效率，如輸入“0.001”只需輸入“1”即可，下面是具體的實現(xiàn)方法和步驟：

方法一：自動設(shè)置小數(shù)點

1. 選定需要輸入數(shù)據(jù)的單元格；

2. 在“工具”菜單上，單擊“選項”，再單擊“編輯”選項卡；

3. 選中“自動設(shè)置小數(shù)點”復選框；

4. 在“位數(shù)”框中，輸入小數(shù)位數(shù)，本例中輸入“3”；

5. 單擊“確定”按鈕，開始輸入數(shù)據(jù)。

編輯提示：“位數(shù)”框中可輸入正數(shù)，也可以輸入負數(shù)。例如，如果在“位數(shù)”框中輸入“3”，然后在單元格中鍵入“1”，則其值為“0.001”。如果在“位數(shù)”框中輸入“-3”，然后在單元格中鍵入“1”，則其值為 “1000”；在選擇“自動設(shè)置小數(shù)點”選項之前輸入的數(shù)字不受小數(shù)位數(shù)的影響。

方法二：自定義數(shù)據(jù)格式

1. 選定需要輸入數(shù)據(jù)的單元格；

2. 在“格式”菜單上，單擊“單元格”，選中“數(shù)字”選項卡；

3. 在“分類”下拉框中選中“自定義”；

4. 單擊“類型”輸入框，輸入新的格式類型“0.000,”，注意逗號“,”為半角英文字符，而非中文全角標點；

5. 單擊“確定”按鈕，開始輸入數(shù)據(jù)。

編輯提示：可以通過自定義“類型”來定義數(shù)據(jù)小數(shù)位數(shù)，在數(shù)字格式中包含逗號，可使逗號顯示為千位分隔符，或?qū)?shù)字縮小一千倍。如對于數(shù)字“1000”，定義為類型“?！。＃＃！睍r將顯示為“1　000”，定義為“＃　”時顯示為“1”。

不難看出，使用以上兩種方法雖然可以實現(xiàn)同樣的功能，但仍存在一定的區(qū)別：使用方法一更改的設(shè)置將對數(shù)據(jù)表中的所有單元格有效，方法二則只對選中單元格有效，使用方法二可以針對不同單元格的數(shù)據(jù)類型設(shè)置不同的數(shù)據(jù)格式。使用時，用戶可根據(jù)自身需要選擇不同的方法.