公文版頭正確格式及常見錯誤

眾所周知公文的版頭主要包含六部分：份號、密級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標志、發(fā)文字號，簽發(fā)人。其正確格式是什么？其常見的錯誤有哪些呢？接下來我們對此予以論述。

一、份號

【正確】如需標注份號，一般用6位3號阿拉伯數(shù)字，頂格編排在版心左上角第一行。

【錯誤】1、涉密文件不標注份號

2、份號不按規(guī)定標注，字偏大

3、標注位置不規(guī)范，不是頂格編排

二、密級和保密期限

【正確】如需標注密級和保密期限，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角第二行；保密期限中的數(shù)字用阿拉伯數(shù)字標注。涉密程度即密級有“絕密”“機密”“秘密”三種，其中絕密為30年、機密為20年、秘密為10年。

【錯誤】1、確定密級和保密期限上過緊或者過松

2、秘籍標注不規(guī)范不統(tǒng)一，保密期限的數(shù)字用漢字標注

三、緊急程度

【正確】如需標注緊急程度，一般用3號黑體字，頂格編排在版心左上角；如需同時標注份號、密級和保密期限、緊急程度，按照份號、密級和保密期限、緊急程度的順序自上而下分行排列。公文的緊急程度分為“特急”和“加急”，緊急電報的緊急程度分為“特提”“特急”“加急”“平急”四種。

【錯誤】1、不急的公文卻標注了緊急程度

2、標注的位置過于隨意

3、一般公文的緊急程度標注與電報的混用

4、雖然標注緊急程度但是正文沒有緊急原因

四、發(fā)文機關(guān)標志

【正確】由發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱加“文件”二字組成，也可以使用發(fā)文機關(guān)全稱或者規(guī)范化簡稱。

發(fā)文機關(guān)標志居中排布，上邊緣至版心上邊緣為35mm，推薦使用小標宋體字，顏色為紅色，以醒目、美觀、莊重為原則。

聯(lián)合行文時，如需同時標注聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱，一般應當將主辦機關(guān)名稱排列在前；如有“文件”二字，應當置于發(fā)文機關(guān)名稱右側(cè)，以聯(lián)署發(fā)文機關(guān)名稱為準上下居中排布。

【錯誤】1、發(fā)文機關(guān)標志不規(guī)范，字體、字號不統(tǒng)一

2、發(fā)文機關(guān)的標志與其署名或印章不一致

3、基層單位發(fā)文機關(guān)標志字號大于上級機關(guān)

五、發(fā)文字號

【正確】編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置，居中排布。年份、發(fā)文順序號用阿拉伯數(shù)字標注；年份應標全稱，用六角括號“〔〕”括入；發(fā)文順序號不加“第”字，不編虛位（即1不編為01），在阿拉伯數(shù)字后加“號”字。

上行文的發(fā)文字號居左空一字編排，與后一個簽發(fā)人姓名處在同一行。

【錯誤】1、發(fā)文機關(guān)代字概括不準確

2、發(fā)文字號標注不規(guī)范，比如前面加“第”，有虛位

3、發(fā)文字號標注位置錯誤，如與分割線重合，聯(lián)合上報時與分割線過遠，上行文的發(fā)文字號居中等。

六、簽發(fā)人

【正確】由“簽發(fā)人”三字加全角冒號和簽發(fā)人姓名組成，居右空一字，編排在發(fā)文機關(guān)標志下空二行位置。“簽發(fā)人”三字用3號仿宋體字，簽發(fā)人姓名用3號楷體字。

如有多個簽發(fā)人，簽發(fā)人姓名按照發(fā)文機關(guān)的排列順序從左到右、自上而下依次均勻編排，一般每行排兩個姓名，回行時與上一行第一個簽發(fā)人姓名對齊。

【錯誤】1、上行文時由副職或非領(lǐng)導作為簽發(fā)人

2、多個機關(guān)聯(lián)合行文時，負責人標注不全面，沒有標注非主辦機關(guān)負責人

3、請示、報告等應該有簽發(fā)人的卻沒有

4、簽發(fā)人標注不規(guī)范，多個簽發(fā)人是，簽發(fā)人三個字沒有與第一個簽發(fā)人并列

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